LMS : Cornerstone, la Rolls Royce d’Air Tahiti Nui, interview avec Jennifer Longine, coordinatrice de formation chez Air Tahiti Nui.

Dobrila : Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode Pause RH : Montagne & Cocotiers : E-Learning et LMS  : Cornerstone, la Rolls Royce d’Air Tahiti Nui, Bonjour Kay !

Kay : Bonjour Dobrila, je suis heureuse de partager avec toi et nos auditeurs cet épisode ou j’ai été à la rencontre de Jennifer Longine, coordinatrice pédagogique chez Air Tahiti Nui et la spécialiste de leur LMS.

Dobrila :

Eh oui elle était là depuis le début de l’aventure et nous partagera sa vision du terrain pour aider nos auditeurs à faire le bon choix d’un LMS et les éléments à prendre en compte lors de la mise en place de celui-ci.

Kay : Super, alors on y va tout de suite,

Dobrila : Lets go, j’ai hâte de découvrir avec tout cela avec vous !

Introduction

Kay : Ia Orana Jennifer, bienvenue à ce nouvel épisode de Pause RH : Montagne & Cocotiers. Le Podcast où nous explorons le monde passionnant de la formation et du développement professionnel. Donc pour nos auditeurs. Aujourd’hui, on a l’honneur d’accueillir Jennifer Longine, la coordinatrice pédagogique chez Air Tahiti Nui. Jennifer, merci d’être avec nous.

Jennifer : Bonjour à tous. Bonjour, Kay, merci pour l’invitation et c’est un plaisir d’être avec vous aujourd’hui. Comment Air Tahiti Nui choisit son LMS  ?

Kay : Donc, pour commencer on va se lancer tout de suite dans le vif du sujet, on a l’habitude de faire ça, Jennifer, si tu veux bien… J’aimerais bien que tu nous parles un tout petit peu de ton parcours et de tes missions actuelles chez Air Tahiti Nui en tant que coordinatrice pédagogique chez Air Tahiti Nui parce que tu as suivi un tout petit peu toute l’évolution de la mise en ligne et des formations et surtout de la mise en place des LMS.

Jennifer : Effectivement, donc mon parcours a été axé sur la formation depuis les débuts de ma carrière et ça m’a conduit au poste actuel que j’occupe. J’ai débuté en 2003 au poste d’assistante de direction au niveau de la direction des opérations au sol, à RTT nui et depuis 2016, j’occupe la fonction de coordinateur pédagogique au sein de la DRH dernier et j’ai été notamment en charge de trouver la plateforme LMS, c’est la plateforme de gestion de l’apprentissage à distance.

Pour répondre aux besoins de la compagnie, donc avec toutes les recherches que j’ai effectuées, les consultations, nous avons opté pour « Cornerstone » en raison de la capacité à intégrer les diverses ressources, notamment au niveau de l’aérien et aussi des contenus externes. Donc cette transition vers un LMS propriétaire a été bénéfique puisqu’à l’époque, en 2011, nous avons opté pour un LMS open source. Et qui convenais plus avec l’évolution du digital, notamment au niveau de la compagnie.

Open Source vs. LMS Propriétaire : Quel choix faire  ?

Kay : OK. Donc on voit effectivement, que de nombreuses entreprises hésitent à rester sur une solution open source dont tu parles ou à opter pour un LMS où je vais juste expliquer un tout petit peu pour les auditeurs, c’est quoi la différence.

Un LMS c’est un Learning Management System, donc ça permet de rassembler toutes les informations des formations, d’avoir un suivi pédagogique, des formations, d’avoir une automatisation aussi des actions qu’on doit faire en tant que chargé de formation.

Et ce qu’on voit, c’est que quand très souvent les entreprises commencent, c’était votre cas aussi ? Ben on avait plutôt un SharePoint sur lequel on mettait à disposition si je ne me trompe pas, les différentes formations, c’est comme ça que chez Air Tahiti aussi, on a commencé, non  ?

Jennifer :

Oui, on a utilisé un open source hein, qui permettait de mettre tous nos supports PowerPoint et de diffuser la formation à nos participants à nos, à nos salariés. Et donc la transition a permis de trouver un LMS propriété qui était plus adéquat et qui répondait plus à nos besoins qui est en constante évolution.

Kay : Oui voilà. Les LMS propriétaires du coup ce sont des LMS qui vont avoir ce support, ce back-office où il y a un suivi pédagogique. Où on peut voir aussi si les formations sont suivies correctement et par qui ? Les formateurs ont aussi beaucoup plus de visibilité sur l’avancement de l’apprentissage des apprenants, ce qui n’est pas le cas si on utilise un open source, donc une espèce de cloud où on met à disposition tout simplement les formations. Mais ça s’arrête là.

Donc ça, c’est quand même un bien important de savoir la différence et l’importance qu’un LMS peut apporter le plus. La plus-value qu’un LMS peut apporter. Dans le monde des formations, surtout en ligne donc. Cornerstone est un LMS propriétaire comme on vient de. Un LMS propre à lui-même.

Pourquoi est-ce que vous avez choisi Cornerstone et quels sont les avantages ? De cette plateforme spécifique pour vous ?

Le mode “off line”

Jennifer : On a consulté plusieurs LMS au niveau. Lorsqu’on a fait nos recherches. Pourquoi Cornerstone ? Parce qu’en fait il a, il a des avantages, notamment au niveau du suivi et notamment au niveau du suivi des formations à distance.

Comme vous le savez, Air Tahiti Nui, nous opérons sur différentes escales et notre personnel a besoin d’être connecté pour faire leur formation à distance et avoir justement cette opportunité de se connecter en mode off line, c’est pouvoir faire l’information sans accès internet dans l’avion, éventuellement s’ils en ont besoin, et une fois qu’ils arrivent en escale à une connexion wifi. Ils peuvent justement enregistrer leur progression. Ça a été en fait une des demandes axées par les formateurs parce que beaucoup de formations sont nécessaires de le faire avant que l’avion départ et aussi pour permettre justement le suivi on va dire au jour J de cette formation-là donc on a répondu à ses besoins et a et a offert également une interface très conviviale. Pour nos utilisateurs.

Kay : OK, donc ce que vous êtes en train de dire c’est qu’il avait la possibilité d’être off line donc ce qui est quand même intéressant aussi. Surtout qu’ici à Tahiti, pour les auditeurs qui sont de l’étranger, on a quand même aussi beaucoup de endroits où nous n’avons pas beaucoup de réseaux en dehors du monde aérien. Donc ça a un grand avantage dans cette plateforme-là  :

On peut utiliser les applications offlines et puis mettre à jour les formations dès qu’on est de nouveau connecté.

Donc je comprends très bien que ça c’était important pour vous.

Les formations réglementaires et les enjeux dans le LMS

« Il faut être capable d’avoir la compréhension de ce qui se passe d’abord dans votre entreprise et de regarder où vous voulez placer le curseur entre le digital et le présentiel en sachant que ça ne sera jamais tout l’un ou tout l’autre »

Kay : Donc tu as parlé justement des formations qui sont importantes pour vous, donc vous avez une grande, qui est réglementaire. Tu disais qu’il y avait des vrais enjeux opérationnels la dernière fois quand on a parlé que ces formations réglementaires soient suivies.

Comment est-ce que ça se présente au niveau de l’opérationnel avec les formations. Donc comment est-ce que Cornerstone a pu vous aider justement à suivre ces formations réglementaires  ?

Jennifer : Alors nous assurons un suivi en fait en temps réel de la progression de nos personnels. Donc les formations réglementaires sont chargées dans la plateforme et c’est automatiquement assigné aux apprenants. Ces formations sont récurrentes tous les ans pour le personnel navigant. D’autres formations ont d’autres récurrences de 2 ans, 3 ans et ça permet.

Kay : Non, bien sûr, mais on va déjà loin là parce qu’il y a des IA qui existent, on en a parlé lors du podcast précédent, qui peuvent même identifier des profils de psychologie des employés à travers leurs réponses, à travers la façon dont ils fonctionnent en ligne. Et donc du coup, on peut quand même déjà avoir un aperçu justement de qui ils sont ! Mais encore une fois, comme tu le dis bien, ça a ses limites aussi, ces outils. Et heureusement d’ailleurs, on est encore utiles dans le côté humain. Donc ça c’est assez important de souligner ça.

Ça permet également aux apprenants de retourner sur la plateforme. Une fois qu’ils ont terminé la formation de retourner, d’accéder encore aux modules de formation à n’importe quel moment, même s’ils ont terminé déjà.

Donc Cornerstone a permis justement cette automatisation et c’était essentiel pour nous pour justement arriver à avoir une optimisation de ce suivi pour notre personnel.

Kay : Donc si je résume grâce à ce LMS, vous avez pu automatiser les formations réglementaires, vous avez pu faire un suivi en temps et en heure sans devoir manuellement aller vérifier. Vous avez quand même une grande importance dans cette formation réglementaire ou vos collaborateurs doivent être à jour dans leur formation réglementaire pour pouvoir prendre les vols.

Le projet future chez Air tahiti Nui : La création d’une École de Formation

« L’idée c’est d’anticiper encore la formation en tant que RH, d’identifier bien en amont et de gagner un peu de temps dans les intégrations »

Jennifer : Oui, tout à fait, on a des formateurs internes, qui font partie de la compagnie et qui produisent ces modules donc ils ont un suivi également en temps réel, si par exemple un apprenant a besoin de réponses à des questions qu’il se pose concernant un module, ils ont cette possibilité d’accéder via la plateforme à un espace collaboratif et d’échanger en direct avec le formateur.

Kay : Donc ça crée vraiment une communauté de formation quelque part ? Le contact avec les formateurs et avec les autres apprenants je suppose aussi.

Jennifer : Tout à fait. Ensuite, il y a bien sûr le système d’e-mail qui est toujours présent. Et voilà, on a gardé ce côté pratique du LMS. Voilà.

L’application Cornerstone un atout !

Jennifer: On a aussi l’application Cornerstone, on a une application qui permet justement d’avoir une visibilité plus soft plus light au niveau de l’accessibilité à la formation. Donc c’est très intéressant pour notre personnel navigant, notamment parce qu’accéder avec un lien, un navigateur, des fois c’est très contraignant alors qu’avec une application ils ont directement accès à l’application où en est leur statut, et ils peuvent continuer et à accéder à n’importe quel moment à la formation.

Kay : Oui arrêter la formation aussi quand ils ont plus le temps de la continuer et puis la reprendre à n’importe moment, qu’ils soient connectés ou pas.

Jennifer : Ils peuvent même la télécharger aussi s’ils ont besoin d’accéder, par exemple en escale ou même à la maison s’ils n’ont pas de connexion internet, ils peuvent y accéder à n’importe quel moment.

Formations à la carte et les bénéfices du LMS

Kay : Donc autre que les formations réglementaires… Vous avez aussi permis à vos apprenants de suivre des formations à la carte. Est-ce que tu peux nous en dire plus à ce sujet, pourquoi vous avez mis ça en place et avec quel objectif  ?

Jennifer : Alors grâce à Cornerstone, nous avons la possibilité d’accéder à différents modules qui ont été créés par d’autres centres de formation E-learning et nous avons mis à disposition différents modules sur différentes thématiques, que ça soit de l’efficacité professionnelle, que ça soit du management, ou d’autres domaines, donc on a la possibilité justement de donner accès à ces formations, à ces modules qui ne durent pas plus de 3 minutes à tous nos apprenants. On a cette flexibilité, cette possibilité d’offrir à nos apprenants tout un panel de formations montées d’une autre façon et ce qui permet la montée en compétences de nos collaborateurs.

Kay : Alors ce qui est surtout intéressant, c’est que,

Grâce à ce LMS, on peut même identifier du coup les intérêts des apprenants,

Quand on peut voir quels sont les différents petits modules que sur l’étagère qui suive. Et puis aussi aller voir un petit peu où sont les intérêts ? Qu’est-ce qu’on peut proposer d’autre ? Parce que s’il y a beaucoup d’intérêt dans un une thématique particulière, ça peut vous permettre aussi d’identifier des formations qu’on peut remettre en place. Et ça devient aussi beaucoup plus facile de détecter les difficultés qu’on peut rencontrer parce que grâce à un LMS comme Cornerstone, comme d’autres aussi, mais comme ce système-là, on peut vraiment sortir des statistiques de parcours d’apprenants pour justement aller voir ce qui lui intéresse, où est ce que ça coince ?

Et puis améliorer nos formations, car on voit quand la moitié des apprenants n’ont pas répondu correctement, par exemple à une question.

Ça permet vraiment de personnaliser les formations selon ce dont l’apprenant a besoin ou ce qu’il demande.

Alors donc du coup, c’est quand même un grand avantage par rapport à ça pour pouvoir du coup évoluer aussi au plan de formation selon ce que l’apprenant a envie d’apprendre je pense.

Jennifer : Oui, tout à fait. Appelez, c’est vraiment robotisé, donc en fonction des domaines que l’apprenant, enfin que le collaborateur, aura préformatés dans son profil et il sera effectivement, il recevra effectivement les formations qui lui seront recommandées par l’outil LMS.

Kay : Et aussi par rapport à son utilisation quotidienne, le LMS va proposer d’autres formations dans la même idée. C’est un peu comme Netflix, Jennifer ? On va dire. On peut comparer ça à Netflix qui selon l’utilisation qu’on va avoir, il va nous suggérer des choses.

Jennifer : Tout à fait.

Les indispensables avant de choisir son LMS

Kay  : Du coup on parle un peu du monde bisounours, tout va bien les LMS c’est super, Cornerstone est super ! Mais je voudrais quand même aussi aborder le sujet dont on avait déjà parlé un peu ensemble, Jennifer, c’est que Cornerstone a quand même aussi de la flexibilité, c’est une grosse machine, tu l’as appelée la dernière fois la Rolls Royce de l’e-Learning.

Ça a quand même aussi sur selon les besoins de l’entreprise, peut-être pas des inconvénients, mais des choses qu’il faut savoir quand même prendre en compte quand on choisit notre LMS. Est-ce que tu peux nous en dire un tout petit peu plus ?

Jennifer : Alors dans le choix de Cornerstone, il faut aussi également penser à se former parce que c’est une grande machine, comme on dit.

La plateforme en elle-même, elle a une évolution constante, donc on va dire tous les trimestres, il y a des mises à jour et il faut suivre en tant qu’administrateur de la plateforme, il faut suivre ces évolutions-là.

Il faut suivre ces mises à jour. Donc voilà la seule contrainte concernant Cornerstone, c’est cet apprentissage, on va dire constant qu’il faut avoir et le rôle d’administrateur c’est quand même une charge assez lourde au niveau de la gestion.

Donc il faut beaucoup de temps. Il faut pouvoir effectuer des tests, il faut pouvoir également transmettre l’information à nos collaborateurs, aux formateurs.

Parce que, ce sont eux aussi qui sont, on va dire acteurs de l’évolution de la plateforme. Et voilà, c’est une formation constante que je dois moi en tant qu’administrateur effectué et que je dois partager auprès de tous les formateurs et éventuellement auprès des collaborateurs. Oui, sinon. Bien, la machine marche bien si on suit régulièrement ses mises à jour, il n’y a pas d’incidence vraiment dans l’utilisation de la plateforme.

Kay : Mais avec les plus grosses LMS comme Cornerstone et il y en a d’autres comme 360 Learning. Cette mise à jour, peu importe le LMS va être en évolution parce qu’il y a une nouveauté, des changements qui s’applique et donc il faut mettre du temps dans cette partie administration. Je pense que c’est important d’appuyer dessus, de prévoir ça avant qu’on passe bascule sur ce système-là.

Jennifer : Oui, parce qu’il faut qu’on soit au courant de toutes les mises à jour. Il y a certaines mises à jour qui se font automatiquement. Et bien sûr nous en tant qu’administrateur, si on n’est pas au fait de l’évolution, on ne pourra pas transmettre l’information. Ce sera un peu bateau de ne pas être au courant de ce qui se passe dans notre plateforme en tant qu’administrateur.

Les alternatives d’un LMS

Kay : Alors je voudrais juste appuyer sur un tout petit une petite chose, il y a aussi des solutions alternatives qui existent. Parce que là on parle aujourd’hui avec Air Tahiti Nui qui est quand même une grosse entreprise de 600 employés. On n’a pas toute cette capacité non plus de soutenir tout ça. Pour les plus petites entreprises ou des entreprises qui commencent il existe aussi des solutions intermédiaires.

Chez nous, par exemple, on a créé la possibilité de louer une espace sur notre LMS. Ce qui permet du coup aux entreprises de personnaliser quand même une espace plateforme et avoir tout ce suivi LMS qui est intéressant pour les RH mais ne pas devoir se lancer dans la mise en place d’une grosse plateforme comme Cornerstone par exemple. Parce qu’ils n’ont pas les capacités ou les moyens derrière donc on va vraiment aller réfléchir sûr qu’est-ce quels sont nos besoins ? Comment est-ce que je peux répondre à ces besoins ? Et puis peut-être regarder aussi pour des choses qui sont des alternatives ou en attendant que… Pour se faire une expérience. Ce sont des options qu’il faut réfléchir et prendre en considération à mon sens.

Outsourcing ou interne  ?

Kay : Donc à l’heure actuelle, Jennifer, quels seraient les domaines d’amélioration que tu envisages pour répondre aux besoins de votre entreprise dans le terme d’e-Learning ? Bien sûr ?

Jennifer : Alors je pense que nous avons tous les outils nécessaires chez Air Tahiti Nui. Il y a juste une petite amélioration qu’il faudrait mettre en avant, c’est que je suis toute seule en tant qu’administrateur d’une plateforme de 600 employés, de 50 formateurs, dont 30 font de l’e-Learning. Voilà, c’est un peu beaucoup, donc une 2e personne qui a les mêmes compétences que moi, ce serait un atout parce qu’effectivement j’ai remarqué que quand je pars en congé plus rien ne fonctionne, on est obligé de m’attendre où je suis obligée d’intervenir à distance.

Donc ce sera un plus, qu’il faudrait mettre en avant. Et ça permet aussi une meilleure gestion, du temps pour faire autre chose parce que je ne fais pas que de l’e-Learning, je ne fais pas que de la gestion de l’administration de système. J’occupe d’autres tâches et voilà, ça prend-on va dire, 45 % de mon temps, la partie E-Learning.

Kay  : Donc en effet, il est essentiel d’avoir quelqu’un qui centralise toutes ces informations et qui gère les aspects techniques. Comme nous l’avons mentionné précédemment, il est important de réfléchir à cette question dès le départ. Il faut décider si nous disposons des ressources nécessaires pour former en interne une personne compétente pour coordonner l’ensemble, ou si nous devons externaliser cette responsabilité. Cela nécessite une réflexion préalable pour éviter d’être submergé rapidement, si je comprends bien.

Bilan :

Dobrila : Quel échange intéressant surtout qu’elle arrive avec des exemples concrets du terrain. Ce que j’ai particulièrement apprécié c’est la mise en avant des points suivants  :

• Le suivi en temps réel
• L’espace collaboratif
• La flexibilité et l’adaptabilité de l’offre de formation (meilleure montée en compétences)
• Détecter les difficultés plus précisément et rapidement grâce aux statistiques détaillées

Kay  : Par ailleurs les points à surveiller qui ne sont pas à négliger pour vraiment assurer le succès :

• Faire attention à avoir le temps de se former sur la plateforme et ses mises à jour.
• Faire les tests de fonctionnement
• Transmettre les informations aux collaborateurs et aux formateurs
• Et une équipe pour se relayer devant la gestion du tout

Dobrila : Bien, nous voilà parer pour bien approcher la mise en place de notre futur LMS, il me semble, merci à Jennifer pour son partage d’expérience vraiment éclairant  !

On retrouvera Jennifer sur un épisode sur les CMS plus tard, et nous vous invitons de découvrir notre méthode de gamification au prochain épisode.

Kay  : Oui tu vas voir ce sera tout aussi intéressant ! À vous de jouer maintenant, et n’oubliez pas, L’humain au cœur de l’action c’est maintenant.

Dobrila : Ciao ciao

Kay  : nana