Voici une conséquence très fréquente quand les équipes bougent à ce point… et cette déstructuration peut être vraiment mortelle pour la motivation et les performances d’une équipe. Voyons un peu avec Tess comment développer un scénario gagnant.
La formation est en cours…
Participant en retard : Désolé mon corps s’est levé avant ma tête et dans la foulée, j’ai eu un peu de mal à retrouver la salle de bain.
Formatrice : Alors bienvenue à Djamal Dormi qui vient de nous rejoindre et bravo car il semble que tu aies bien réussi finalement à ramener tous ces précieux morceaux dans cette formation.
Nous avions justement une question pertinente de Marie-Noël dans le chat qui nous dit : Depuis la restructuration de notre entreprise et le départ de pas mal de collègues, tout est éclaté, on ne sait plus qui fait quoi et quelles sont nos responsabilités dans cette jungle… Comment peut-on s’y retrouver ?
Tess : Alors… Voyons… Qui s’occupe en ce moment du projet Lacroix ?
Où est le dernier mail ?
Tess : Non…Non . Ah ici… Ben non. Rooo zut !
Tess n’en peut plus ! Quelle situation chaotique. Elle n’arrive même plus à suivre qui fait quoi avec tous ces bouleversements. Et quelle perte de temps et d’énergie !
Elle en a ras-le-bol.
Elle ne peut s’empêcher de penser à Papy Ed toujours si organisé. Elle décide d’aller lui rendre une petite visite pour lui en parler.
Tess va chez Papy Ed
Tess : Coucou mon beau Papy.
Papy Ed : Ah salut Chouchou, quel bonheur de te voir. Comme à chaque fois !
Après quelques échanges sur la météo et la culture des orchidées sur son comptoir, Tess explique à Papy Ed le chaos dans lequel elle se trouve. Les collaborateurs qui sont partis, ceux qui sont malades, ceux qui restent et la jungle totale dans laquelle elle essaye de retrouver qui gère quoi au fil des semaines. Elle lui dit qu’elle a pensé à lui pour l’aider à sortir la tête de l’eau.
Tess : T’aurais pas une bonne idée ou un de tes fameux systèmes D là ? J’en aurai bien besoin !
Papy Ed : Mais oui Chouchou, il y a toujours une solution. Pourquoi tu ne ferais pas une redéfinition des fonctions de l’équipe en les incluant dans le processus ?
Tess est tellement sous pression qu’elle n’y avait même pas pensé, elle le regarde étonnée.
Papy Ed : Tu sais bien qu’un bon schéma vaut mille mots.
Papy Ed explique à Tess comment organiser sa stratégie humaine via quelques colonnes simples dans lesquelles elle peut insérer les tâches à effectuer et les assigner à son équipe : A faire, en cours, fait, suivi.
Tess : Attends mais je suis à distance moi ! Comment je vais faire ?
Papy Ed : Mon voisin m’a parlé d’un outil en ligne bien sympa…
Tess : Ah oui, lequel ?
Papy Ed : Tringo, bingo,…
Décidemment après avoir fait le tour de tous les mots en O, Tess n’est toujours pas fixée. C’est alors que tout à coup Papy Ed a un éclair de lucidité.
Papy Ed : Ah oui c’est Trello !
Tess : Quoi ?
Papy Ed : Trello, je te dis. C’est toi ou moi qui est dur de la feuille ?
Tess va tout de suite regarder sur google.
Tess : Mais dis ! Ça a l’air trop cool et simple aussi. Merci Papy, je savais que je devais t’en parler !
Papy Ed : Mais je t’en prie Chouchou, tu sais bien que je suis toujours là pour toi !
Conclusion
Que peut-on retirer de cette histoire ?
Un tableau de gestion TRELLO vous permettra de reconnecter tout le monde sur les projets en cours et d’en faire un suivi précis et convivial. De quoi s’assurer facilement que tout le monde soit bien en phase.
Ce mois-ci nous avons vu comment construire sa stratégie humaine à 360° grâce aux approches suivantes :
- La source du problème par les 5 whys
- La priorisation avec la grille d’Eisenhower
- La prise de température dans l’équipe avec l’arbre à émotions
- L’organisation et le suivi du projet avec un tableau Trello
Pour démarrer plus rapidement, nous vous avons préparé un tableau Trello exemple avec ces différentes étapes détaillées que vous pouvez accéder en cliquant simplement sous cette vidéo.