Mais voyons ensemble la question de Michelle qui nous dit dans le chat, qu’elle souffre d’une surcharge de notifications qui vont dans tous les sens et elle se demande quoi faire.
La formation est en cours…
Désolée pour mon retard…mais ce matin, l’escalier de mon immeuble n’a pas voulu démarrer. D’abord, je ne le croyais pas, ça m’a fait bien rire mais, ensuite, coincée au rez-de-chaussée, ça m’a sérieusement pris la tête !
Eh bien bonjour à Sarah Tatine. Ben en effet, c’est extrêmement rare ce type de panne. En tout cas votre ascenseur émotionnel lui, il marche plutôt bien, je vous rassure !
Oui Michèle, c’est une situation que beaucoup vivent. Mais voyons ensemble avec Tess comment gérer tout ça.
Mais enfin… notification de Julie, appel de Jérôme, mails urgents de Vincent…et Manu sur WhatsApp. Mais comment on fait là ?
Tess sent qu’elle ne maîtrise plus rien
Avec toutes les notifications qui bipent dans tous les sens, elle n’arrive même plus à suivre ce qui entre. Et, évidemment, tout le monde attend une réponse pour hier ! Elle note qu’en externe, les mails, ça va, mais faut vraiment voir avec l’équipe comment faire. Elle sent bien que toutes ces sollicitations, à la longue ça l’irrite profondément.
Ah si seulement elle pouvait garder son calme intérieur comme ce cher Papy Ed, toujours zen.
Elle décide d’aller lui rendre visite en fin d’après-midi
Tess : Salut Papy, qu’est-ce que tu nous fais de beau là ? Ça sent bien bon !
Papy Ed : Ah, c’est une surprise ! Mais assied-toi Chouchou, je t’en prie.
Tess : Dis donc, j’ai pensé à toi ce matin… T’aurais pas un bon système D pour toutes les notifications qui débordent de mon smartphone ? Ça me rend dingue !
Papy Ed : Ben… Tu n’as qu’à les désactiver…
Tess explique alors que non ce n’est pas recommandé vu qu’elle doit faire le suivi des projets et en plus c’est quand même un moyen rapide de savoir ce qu’il se passe.
Papy Ed : Vous les jeunes avec votre besoin de toujours être connecté ! Je ne vous envie point ! Par contre, si tu veux mon avis, un peu de méthode te ferait le plus grand bien !
Tess : Ah ! Et à quoi tu penses ?
Papy Ed explique alors à Tess que comme en cuisine, chaque ingrédient a son usage et son timing. Tu ne rajoutes pas le beurre dans la poêle après avoir mis la viande !
Tess se met à rêvasser et s’imagine entourée de gens qui attendent des réponses sur tout !
Papy Ed : Bon Tess, tu m’écoutes ?
Papy Ed : Oui oui !
Papy Ed : Tiens, regardes, tu pourrais faire un tableau pour t’aider à y voir plus clair !
Papy Ed trace alors le tableau de communication et explique comment identifier chaque canal, son usage et son délai !
Il lui explique comment organiser les différents canaux en restant réaliste.
En définissant quand, quoi, avec un délai de réponse, etc. Tout devient plus clair.
Tess : Ah oui ça, ça pourrait vraiment aider.
Papy Ed : Tu vas y arriver Chouchou, j’en suis sûr !
Tess : Merci Papy, tu es un ange !
Conclusion
Que peut-on retirer de cette histoire ?
Un tableau simple pour identifier les différents canaux de communication avec les usages et délais, vous permettrait de mettre toute l’équipe sur la même page et surtout que tout le monde puisse être à l’aise avec les délais de réponse.
Pour bien démarrer nous vous invitons à télécharger notre petite infographie où nous avons ajouté quelques détails supplémentaires.
Vous pouvez la télécharger en cliquant ici.