La formation est en cours…
Participant : Désolé, j’ai un talon qui a lâché et j’ai virevolté entre la baignoire et la planche à repasser.
Alors bienvenue à Achille qui vient d’arriver, ah ben… au vu de cette explication, voilà un talon qui a bien mal tourné en effet…
Nous étions justement en train de voir la question de Mathieu qui nous dit dans le chat : Depuis les derniers licenciements de la boîte, on a de sérieux problèmes de communication… on ne sait plus du tout où on va. Galère !
Eh bien Mathieu, c’est assez fréquent en ce moment. Je te propose de reprendre l’histoire de Tess et la gestion des priorités, un très bon exercice à mettre en pratique.
Tess est vraiment à bout. Cette liste des tâches est impossible. Dans ce moment de haute pression, elle ne sait plus par où commencer. Tout semble être à faire pour hier et franchement elle est sur le point de péter un câble ! Il faut absolument y voir plus clair. Par où commencer bon sang. Hum, Lynn serait sûrement de bon conseil sur ce coup-là !
Elle a décidé d’aller voir son amie Lynn.
Tess : Salut Lynn
Lynn : Hé salut, t’as pas l’air au top, dis donc ! Qu’est-ce qui se passe ?
Tess explique à Lynn qu’elle n’en peut plus. Sa liste de tâches n’en finit plus de s’allonger et elle n’arrive plus à savoir où donner son énergie pour faire avancer les choses dans le bon ordre. Les urgences s’accumulent et le niveau de stress devient ingérable.
Lynn : Pff, la vie normale en entreprise quoi. Viens marchons un peu ça va nous aider…
Tess : Oui bonne idée !
Lynn lui dit alors qu’il est essentiel de distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Sinon la confusion s’installe de tous côtés… Elle lui dit qu’elle fait cet exercice au quotidien avant de faire quoi que ce soit.
Tess : Mais comment je fais pour faire la différence ?
Lynn : C’est simple tu traces cette petite grille et tu classes tes tâches dedans…
Lynn lui explique que cette grille de 4 quadrants va lui donner une vision de ce qui est urgent et important à faire tout de suite, ce qui est important et non urgent à planifier et ce qui est urgent et non important à déléguer ; Quant aux tâches qui ne sont ni l’un ni l’autre ce sera pour plus tard voir à éliminer.
Lynn : Tiens regarde : Tu peux la tracer vite fait comme ceci. Tu vois, là je peux classer tout ce qui se passe. Elle ouvre sa tablette et lui montre les 4 quadrants : Urgent Important d’une grille en cours.
Tess : Ah top dis donc ! Mais c’est quoi la différence entre urgent et important ?
Tess comprend que cette grille d’Eisenhower lui sera très utile
Lynn répond que c’est assez simple : ce qui est important est ce qui a un grand impact sur les objectifs et qui ajoute une grande valeur au projet – l’urgence est ce qui est à faire immédiatement mais qui peut très bien avoir un impact faible.
Lynn : Tu vois, cette grille va te permettre de passer à l’action sur les choses qui font vraiment la différence et surtout apprendre à déléguer ou automatiser quand tu peux !
Tess : Mais quel chouette tip ! Un vrai raccourci pour faire le tri. Je vois déjà beaucoup plus clair. Tu es géniale, merci Lynn !
Conclusion
Que peut-on retirer de cette histoire ?
La grille d’Eisenhower est une matrice simple et efficace pour mettre de l’ordre rapidement dans vos priorités. Elle permet de mettre votre énergie au bon endroit pour avancer. Vous pouvez télécharger une petite infographie pour vous rappeler des différentes étapes.
A bientôt dans les aventures de Tess !